电子文件由于存在不同于传统档案的特性，因而对传统的档案工作产生极大的影响。正如第十三届国际档案理事会主席王刚所说：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，改变对档案存在形式、特征、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存贮、保存等管理与传统的纸质档案所用技术、方法不同，这是文件管理的一场革命。”所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：１、电子文件不再是直接识读的文字、图形等，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；２、电子文件在复制和传递过程中不存在清晰度下降、变形等现象，可以保持信息的高度一致性；３、电子文件中信息与载体的可分离性，使其利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；４、电子文件存在信息内容的易改性和载体的不稳定性，使其保存保管与纸质档案的要求不同。

　　一、电子文件对档案工作的影响

　　电子文件为档案界带来了新气象，其特点为文件的管理和信息利用带来了不少方便：电子文件体积小容量大，可以大大提高库房的可利用率；电子文件的检索、增加、删除、修改方便简捷，便于档案利用和鉴定销毁；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，使异地查阅使用成为可能；电子文件的利用是可共享的，使多人同时利用同一份文件成为可能，解决了传统纸质文件利用的垄断性问题。同时，电子文件的特点也给档案的管理利用带来了种种困难：1、计算机硬件、软件环境的不断更新，使保存的电子文件有可能因软、硬件的不匹配而造成利用上的困难。2、电子文件的易改性决定了电子档案存在易修改、易删除等安全问题。3、电子档案受载体的局限，使档案的长期保存具有一定困难。4、电子文件管理需要专门的设备和大量的资金支持，这给工作的开展带来一定困难。5、对管理人员的知识结构要求更高。

　　二、电子文件管理中应采取的对策

　　1、保证电子文件的原始性与完整性。电子文件完全依靠计算机技术并存，计算机的硬件、软件环境不断的更新，速度之快令人目不暇接，用今天的技术设备制作的电子档案，若干年后，很难找到与之相匹配的技术设备、计算机硬件，使电子文件难以读出，甚至成为死档案。因此，一是电子文件应与纸质档案同时保存，坚持双套制。二是将电子文件的正本及其软硬件环境、元数据都收集到手。也就是说，在电子文件及时收集、存储并备份的同时，要注意收集与电子文件相关的软件、数据结构和相关参数等，必要时要一并收集硬件设备。

　　2、做好归档电子文件的技术处理工作，保证电子文件的真实性和准确性。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件或存储于“只读性”载体中，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

　　3、解决好载体的选择和保管，保证电子文件的安全性。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，电子文件的存储载体一般选用WORM光盘，并做好备份，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　4、为电子文件的保管和利用提供充足的技术和专业设备，保证电子文件的顺利利用。电子文件的形成、转移、利用都要依存于现代化的专业技术设备，利用网络提供数据的利用和共享，更是档案馆利用服务工作的大趋势。要使大量的电子文件可及时提供利用，计算机服务器、局域网的建设，以及磁盘阵列或光盘塔等是档案馆所首选的基本设备。同时，建立档案馆自已的网站，完善的安全防护下，通过资格认证，有选择地提供网上服务，真正实现电子文件的数据共享。

　　5、提高档案工作人员的专业素质，保证电子文件管理利用的技术安全。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，全面提高档案工作人员的专业素质，培养多途径、多层次、多专业的复合型人才，是电子文件管理利用工作的长期技术保证。