会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。会计档案的收集、立卷与归档、会计档案的保管、销毁、调阅与利用，都必须遵循国家财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》及其实施办法。会计档案对于总结经济工作，指导生产经营管理和事业管理，查验经济财务问题，防止贪污腐败，研究经济发展的方针、战略具有重要的作用。因此，各单位必须加强对会计档案的管理，确保会计档案资料的安全和完整。会计电算化即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账及对会计资料进行电子化分析和利用的现代记账手段。实行会计电算化后，我们必须根据会计档案电算化的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、整理与再利用等工作。

　　一、会计电算化档案的特点

　　（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据，其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。（2）会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境，即存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。（3）会计电算化档案的载体除了保存打印的纸质会计档案外，更重要的是磁性介质或光盘。（4）会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。（5）实行会计电算化时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学化管理。

　　二、如何做好会计电算化档案工作

　　1、会计电算化档案的收集

　　所谓会计电算化档案的收集是指在一定的时间间隔内（通常为一个会计年度），把计算机系统中的所有数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成或脱离于原计算机系统的会计档案，同时还应收集计算机硬件系统的型号，存储空间大小、外部设备配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册等。

　　2、会计电算化档案的保管

　　单位负责人对会计电算化档案的真实性、完整性负最终责任，会计机构负责人或会计主管对未移交本单位档案管理部门的会计电算化档案的真实性、完整性负直接责任。会计电算化档案应由专人负责保管，保存时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

　　3、会计电算化档案的整理与再利用

　　通过整理会计电算化档案可以利用历年数据进行历史数据的分析与比较，从而为单位或部门的决策者提供可靠的数据。另外还可以利用会计电算化档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化档案的再利用。

　　实行会计电算化之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等，做好了以上工作，我们有理由相信，会计电算化档案的管理工作也一定会更出色，我们的工作也将会有条不紊，会计电算化事业也将会蒸蒸日上。