兰台快讯

　　2007年12月31日，莱州市档案局制发了《关于2007年度全市档案管理考核情况的通报》（莱档发〔2007〕18号）。通报中对2007年度全市档案管理考核情况做了客观评价，指出了考核中发现的突出问题，并对2008年的档案管理工作提出了明确要求。同时，公布了17个保持省一级单位、13个保持省二级单位、4个新晋升省二级单位、2个不合格单位名单；有1名同志荣获全省优秀档案工作者称号，26名同志被评为全市档案工作先进个人。
　　2007年度，莱州市档案馆被省档案局授予“开发利用档案信息资源先进单位”。到12底统计，莱州市档案馆年内共接待社会各界查档者500多人次，提供服务馆藏各类档案资料1500多卷（册），为我市经济建设和社会各项事业发展做出了积极的贡献。
　　2007年12月上旬，烟台数字档案馆启动仪式在烟台市档案局举行。目前，烟台市数字档案馆已建成包含全部馆藏档案的170余万条文件级目录数据库、240余万页重要档案全文数据库、1万余幅照片和部分多媒体档案资料在内的数据库、3000余份已公开现行文件数据库。烟台市数字档案馆启用后，利用者可通过“烟台档案信息网”网站，网上查阅档案目录、开放档案全文和已经公开的现行文件全文。

工作动态

　　2006年12月，《国家档案局8号令》公布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这一行政规章的公布，是机关档案工作中的一件大事。2007年9月底，莱州市档案局下发了《关于实施〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的意见》（莱档发〔2007〕15号），目前全市各机关的新归档范围和文书档案保管期限表正在紧张的制定中。
　　市档案局要求：各单位在制定《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》时，一定要紧密联系本单位文件材料的实际，做到认真、谨慎、细致，力求准确。因为一旦确定，将在一定时期内相对固定，直接影响到一个单位今后档案的齐全完整和利用查考。

机关档案工作

　　按：目前，各机关正在制定新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，大家尽管学习了新《规定》和我市的《实施意见》，但毕竟是按新规定首次操作，难免在理论上、实践上仍有模糊之处，为此，自本期特从《中国档案》中选摘几篇有针对性的业务论文，希望能对各机关正在进行的文件材料归档范围划分和保管期限表的制定工作，有所启示和补益。

编制《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限表》中常见的错误

　　一、认识上的错误
　　一是认为制定《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（以下简称《表》）工作与档案执法关系不大，认为机关不需要编《表》或编制工作可慢慢来。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）是国家档案行政规章，具有约束性和强制性。不编制《表》的行为，本身就是违法行为，如因此造成档案散失、损毁，也是违法行为。全国多数省市规定2007年开始实施《规定》，在实行随办随归方式的单位，现在形成的文件材料就需依据《表》来归档与整理。此外，同一进馆范围的档案要求保管期限划分方式一致，以便馆内的管理、鉴定、销毁工作，某个机关没有执行新《规定》，就有可能影响整个地区。
　　二是认为制《表》与国家档案资源关系不大，直观地认为机关房屋及办公设备是国家财富，而档案不算国家财产。殊不知，机关档案是机关工作重要依据，也是国家重要财产。不编制《表》，就有可能造成国家财产的损毁。
　　三是认为制《表》与机关档案业务基础关系不大。机关档案业务基础工作主要是文件归档与整理。没有归档范围表，就有可能造成该归档的不归档，不需归档的而归档；没有保管期限表，就难以区分档案重要的与一般的，致使库藏日益增多，难以管理。
　　二、适用范围和施行时间的错误
　　一是认为《规定》不适用于人民团体和具有行政管理职能的事业单位。人民团体是党和国家工作部门的重要补充和依靠力量，不编制《表》，档案就可能散失，造成历史面貌不全。具有行政管理职能的事业单位在很大程度上起到行政管理机关的作用，也应编制《表》。
　　二是认为《规定》不适用于县及乡镇街道基层机关。基层机关人员少，工作忙，档案专业水平相对较低，因此，更需要依据经县级档案行政管理部门审批的《表》来指导其档案工作。
　　三是有的机关按新《规定》整理2006年前形成的归档文件，致使同一进馆范围的档案保管期限不一致。有的国家档案馆在鉴定档案时按新《规定》重新划分保管期限，使同一时期档案的保管期限不一致，造成馆内档案统计、排列、保管的困难。
　　四是有的档案行政管理部门抱着等等看、过两年不迟的观念，拒不执行国家《规定》，这既是一种违法行为，又会给本地区文件归档和档案鉴定工作带来负面影响。
　　三、编制和审批《表》的程序和方法上的错误
　　1、机关编《表》时的主要错误。一是编制《表》前没有调查研究，没有吸取以往的成果。二是没有根据各内设机构“三定方案”职能逐类编写，《表》的初稿没有进行讨论和修改。三是没有向当地档案行政管理部门报送，或者没有以文件形式报送，没有填写《文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批表》。
　　2、档案行政管理部门的主要错误。一是没有按国家档案局规定成立审批机构。二是对军队系统、民主党派、企业事业等参照执行单位也进行审批，超越了本机关权限。三是受理时没有当面检查材料是否齐全、准确，没有履行签字手续，没有告之受理及审批时限。四是初审时不认真，没有根据《规定》及申报单位的“三定方案”和主要职能、职责进行初审，并提出意见。五是业务指导部门负责人审核时没有听取初审人员的意见，没有提出审核意见，没有履行签字手续。六是审定时没有召开专门会议，审定通过后没有履行签字手续。七是审定后，没有及时制作审批文书，没有告知、送达给申办单位。没有将审批过程中形成的文件材料按要求整理归档。
　　四、《表》名称、格式、体例结构的错误
　　1、《表》名称上的错误。错例一：“某机关档案归档范围、保管期限表”，档案是已归档的文件材料，既然已归档就不用再列入归档范围，应将“档案”改为“文件材料”。错例二：“某机关文件材料归档范围、案卷类目、保管期限表”，应删去“案卷类目”。《表》格式上的错误主要是用文字叙述方式，既不用表格，又不分段列举，类目不清晰，归档范围不醒目，不能称其为《表》。
　　2、体例结构的错误。一是没有分类，将归档范围条款按问题顺序直接罗列在《表》中，有的甚至不按问题的顺序罗列，致使结构混乱，交叉重复。二是在基层机关采用“问题类目下按机构分类编制”的体例。如“业务类”下分几个科室，科室下再按问题列举归档范围。这种方法使分类层次增多。改进方法是取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款。
　　五、《表》类目设置的错误
　　1、按机构设置类目的错误。一是机构不全。如将独立性不强的二级单位漏列，致使归档不全。二是层次不清。如将内设二级机构与一级机构平列，致使级别混乱。三是范围不明。如临时性机构应在其所挂靠的机构类目下注明，以明确其范围。
　　2、按问题设置类目的错误。一是类目不均。有的问题类目下的条款太多，有的太少。应将太少条款的类目与邻近类目合并。二是类名不准。如在档案局用“档案工作”作为问题类目，过于笼统，等于没有设置类目。三是职能不符。如设置问题类目不考虑内设机构职能，致使主要业务条款漏列。问题类目要根据立档单位的职能设置，与法标处、馆室处、经科处、科技处等职能处相对应的类为：档案法标类、档案馆工作类、机关档案工作类、企事业档案工作类、档案科技类等。四是表述不一。如有的类名后有“类”字，有的没有。
　　3、按机构设类与按问题设类时共同的错误。一是层次不简。分类层次一般为2-3级。有的分类层次太多，使共性条款在各类中重复列举，致使篇幅增多，体积增大。二是标准不一。分类类目划分应用一种标准，不能同时使用机构与问题两种标准分类，如“综合类、业务一科、业务二科”。三是排序不当。表现为按机构分类时，没按“三定方案”顺序；按问题分类时，问题类目排列费解，没有按党务的、综合的、业务的、其他的顺序排列。
　　六、《表》条款归类、编写、编号的错误
　　1、归类错误。一是归类不准。如将党务机构或党务工作的条款归入行政机构或行政类别中。应将其调到行政类别中。二是归类交叉。如在法规科及业务指导科类目下均有“档案工作标准”条款。应将业务指导科中的该条款删除。三是文件多归。如将普发文件的条款写入归档范围。应删去。四是文件少归。如将本机关党组会议记录、简报等条款漏列。应补上。五是文件错归。如本机关为主办机关时的会议文件或发文，归档范围写成复制件。应改为原件。六是不分主次。将一项涉及多个机构工作的条款错误地归入到某个机构。
　　2、条款编写的错误。一是条款不全。如党组类缺少会议记录、纪要。二是条款不准。如将本级党政机关普发性文件的条款列出：“上级方针、政策性文件”的条款，应改为“上级关于某项工作方针、政策的文件材料”。三是该分条时未分条。如“本机关的请示与上级机关的批复、批示”没分条编写，应分为“重要业务问题的”与“一般业务问题的”两条。四是类名不清时没用注释。如“国家资产管理文件材料”，其中的“管理”二字较笼统，应用括号注释为：“国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等文件材料”。五是条款列举不符合分类原则、实际工作和历年档案的实际。如将专题报告条款放到办公室或综合类中。六是条款最后用句号。
　　3、条款编号的错误。一是编大流水号。如不分类目，将全部条款按顺序编跨类目的累计流水号。致使修改《表》时不便于插入新增条款。二是编号中有空号、跳号情况。其编号如：“1，2，4，6”。由于归档范围表不是分类表，其编号不用作标引，增加条款时编号可重新编制，不需要留空号。三是过多采用双位编号法。双位编号法如：“11，12，13，…，21，22，23”。其适用范围是用作标引用的、同位类较多的分类法类目。归档范围表编号一般不用作标引，同位类一般不用双位编号法。
　　七、保管期限划分的错误
　　1、保管期限定得过长的错误。一是将上级一般性文件列为永久，如将党中央、国务院的普发文列为永久，此类文件一般不归档。二是将本机关召开会议中的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等按“成套性原则”与会议通知等重要材料一样列为永久。应为30年。三是将下级机关报送的年度或年度以下计划、总结、统计材料列为30年。应为10年。四是将无批复、批示的请示列为永久或30年。应为10年。
　　2、保管期限定得过短的错误。一是将本机关召开专题会议的主要文件材料列为30年。应为永久。二是将本机关一般干部职务任免的文件列为10年或30年，应为永久。三是将上级主管机关制发的本机关主管业务的重要文件列为30年，如某省财政厅收到的财政部制发的《金融企业财务规则》，应为永久。

（摘自《中国档案》2007年第8期，作者陈壮）