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市直各部门，上级驻莱各单位：
2007年度的归档文件整理工作定于 2008年4月22日正式开始。为保质保量地按时完成，今年仍以协作组为单位分批进行集中统一检查。现将有关事宜通知如下：
一、做好文件材料的收集准备工作。各单位接通知后，要依据本单位审查通过的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，迅速将应归档的纸质及电子文件材料收集齐全。凡用铅笔、圆珠笔、复写纸、色带等不耐久书写材料形成的属永久、长期保存的文件材料，一律重新复制。
二、做好归档电子文件的收集整理和移交工作。要严格按照《归档电子文件整理及移交工作要求》（附件2），保证按时将2006年度归档电子文件移交进馆，并认真及时地对2007年度电子文件进行收集整理，确保其完整、真实、有效。
三、编写好2007年度大事记。为确保档案材料齐全完整，各单位要将2007年度机关大事记提前编写好，一并整理归档。
四、做好文件材料的分类排序工作。在材料收集齐全的基础上，对照本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，认真做好文件材料的分类、排序及保管期限划定工作，以备检查。
五、检查日程安排。检查按协作组共分11批进行（详见附件1），请各单位按时带上已分类排序、划定保管期限的应归档文件材料及整理所需的全套印章、本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，到各组的指定地点集中进行检查。对不能按时参加或完不成任务的单位，取消其年度考核评先进资格，或视情况直接确定为年度考核不合格。
六、进一步规范档案的整理质量。为达到对档案文件必须微机著录的要求，鉴于大多数单位没有规范的档案管理软件不能著录，以及虽有软件但著录不规范的现状，市档案局对各单位归档文件整理的装订、编号、编目、著录等业务实行统一代理服务。服务费为每件2元，外加档案盒等材料费用。另需归档章（30年、10年各一枚）刻制费用90元。
七、搞好组织、督导工作。各协作组组长单位要切实负起责任，及时督导各单位的整理工作。在集中检查前，各组要分别搞一次检查研讨，以确保归档文件整理工作的顺利进行。
八、认真抓好本系统所属单位的归档文件整理工作。各主管部门要在搞好本单位归档文件整理的同时，负责组织好本系统所属机关、事业单位的归档文件整理工作，市档案局将对各系统归档文件整理情况进行抽查。各单位在文件整理过程中遇有什么问题，请及时与市档案局业务指导科联系（电话：2222307）。
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