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市直各部门、上级驻莱单位：
2006年度的归档文件整理工作定于2007年4月24日正式开始。为保质保量地按时完成任务，今年仍以协作组为单位集中统一进行检查。现将有关事宜通知如下：
一、做好文件材料的收集准备工作。各单位接通知后，要迅速将应归档的纸质及电子文件材料收集齐全。凡用铅笔、圆珠笔、复写纸、色带等不耐久书写材料形成的属永久、长期保存的文件材料，一律重新复制。
二、归档电子文件要严格按照“莱档发[2007]2号”文件(《关于转发〈烟台市电子文件归档管理暂行办法〉的通知》)的要求,认真进行收集整理，确保其完整、真实、有效，并保证按时移交进馆。《归档电子文件登记表》应一式3份，其中1份以表格形式存贮于电子文件载体根目录下，另打印2份，加盖公章。
三、为确保档案材料齐全完整，各单位要将2006年度机关大事记提前编写好，一并整理归档。
四、做好文件材料的分类排序工作。在材料收集齐全的基础上，对照本单位的分类方案，认真做好文件材料的分类、排序及保管期限的划定，以备检查。
五、检查时间安排。检查按协作组共分11批进行（详见附表），请各单位按时带上已分类排序、划定保管期限的应归档文件材料及整理所需的全套印章、本单位的分类方案，到各组的指定地点集中进行检查。对不能按时参加或完不成任务的单位，将在全市进行通报，并取消其年度考核评先进资格，或直接确定为年度考核不合格。
六、进一步规范档案的整理质量，档案文件级微机著录必须达到要求。鉴于大多数单位没有规范的档案管理软件不能著录，以及虽有软件但著录不规范的现状，档案局对各单位归档文件整理的装订、编号、编目、著录等业务实行统一代理服务。服务费用为每件2元，外加档案盒等材料费用。
七、各协作组组长单位要切实负起责任，及时督导各单位的整理工作。在集中检查前，各组要分别搞一次检查研讨，以确保归档文件整理工作的顺利进行。
八、认真抓好本系统所属单位的归档文件整理工作。各主管部门要在搞好本单位归档文件整理的同时，负责组织好本系统所属机关、事业单位的归档文件整理工作，
档案局10月份将进行抽查。文件整理过程中遇到的问题，请及时与档案局业务指导科联系（电话：2222307）。
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