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市直各部门、上级驻莱各单位
经研究决定，2005年度的归档文件整理工作于4月5日正式开始。为确保工作质量，按时完成任务，今年仍以协作组为单位集中统一进行整理质量检查。现将有关事项通知如下：
1、做好文件材料的收集工作。各单位接通知后，要迅速将应归档的纸质及电子文件材料收集齐全。凡用铅笔、圆珠笔、复写纸、色带等不耐久书写材料形成的属永久、长期保存的文件材料，一律重新复制。
2、归档电子文件要严格按照“莱办发〔2005〕21号”文件要求进行收集整理，并与纸质文件逐份核对，确保其完整、真实、有效，并填写《归档电子文件登记表》“首页”与“续页”。《归档电子文件登记表》应一式3份，其中1份以表格形式存贮于电子文件载体的根目录下，另打印2份并加盖公章，移交单位和接收单位各保存1份。存贮电子文件的光盘要建立名为"2005"的文件夹，将电子文件存入。
3、做好文件材料的分类排序工作。在材料收集齐全的基础上，对照本单位的分类方案，认真做好文件材料的分类、排序及保管期限的划定，以备检查。
4、检查时间安排。检查按协作组共分11批进行（详见附表），请各单位按时带上已分类排序、划定保管期限的应归档的纸质和电子文件材料及整理所需的全套印章、本单位的分类方案，到各组的指定地点集中进行检查。对因不按要求参加检查完不成整理任务的单位，将直接定为不合格，并在全市予以通报。
5、进一步规范档案的整理质量，档案文件级微机著录必须达到要求。鉴于许多单位没有规范的档案管理软件无法著录，或者虽有软件但存在著录不规范的问题，市档案局决定对各单位归档文件整理的装订、编号、编目、著录等业务实行统一代理服务。服务费用为每件2元，外加档案盒等材料费用。
6、各协作组组长单位要切实负起责任，及时督导各单位的整理工作。在集中检查前，各组自己搞一次检查研讨，以提高统一检查验收效率，加快整理工作进度。
7、有下属单位的主管部门，要在搞好本部门归档文件整理的同时，负责组织好本系统下属单位的归档文件整理工作，市档案局将在10月份进行抽查。文件整理业务中遇到的问题，请与市档案局业务指导科联系（电话：2222307）。
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