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各镇、街党（工）委：
为搞好2005年度镇街机关归档文件整理工作，提高档案工作质量，经研究决定，今年镇街机关归档文件整理工作于3月28日至3月30日集中在市档案局进行。现将有关事项通知如下：
1、各镇、街接通知后，要根据《镇街归档文件整理排序及保管期限表》（见附件）的要求，立即安排有关人员做好2005年度应归档的纸质和电子文件材料的收集、整理工作，包括贴好党员批准通知书存根及组织关系介绍信、干部行政介绍信，整理好会议记录，将宅基地表按村庄分开，将所有文件材料按排序表排列好等。要保证文件材料齐全、完整，并无复写纸、铅笔、圆珠笔、色带字迹等质量问题。
2、归档电子文件要严格按照“莱办发〔2005〕21号”文件的要求进行收集整理，并与纸质文件逐份核对，确保其完整、真实、有效，同时填写《归档电子文件登记表》“首页”与“续页”。《归档电子文件登记表》应一式3份，其中1份以表格形式存贮于电子文件载体的根目录下，另打印2份，加盖公章，移交单位和接收单位各保存1份。存贮电子文件的光盘要建立名为“2005”的文件夹，将电子文件存入。
3、为了进一步规范档案的整理质量，达到档案文件必须微机著录的规定要求，鉴于多数单位没有规范的管理软件和缺乏著录操作经验，各单位归档文件的整理、编目、著录等业务，由档案局统一代理服务。请参加归档文件整理的人员，来时带归档文件整理费450元，以确保工作的顺利开展。
4、参加集中归档文件整理的人员为各镇、街党（工）委秘书。请参加人员于3月28日上午8：30，带齐全部纸质和电子文件材料以及整理工作所需的整套印章，到市档案局五楼会议室报到，不得缺席或由他人代替。
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