中共莱州市委办公室文件

莱办发[2005]21号

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市委办公室  市政府办公室

关于印发《莱州市电子文件归档管理

暂行办法》的通知

各镇街党（工）委、政府（办事处），开发区工委、管委，市直各部门，上级驻莱各单位：

随着计算机技术的普及和办公自动化水平的提高,以电子文件为对象的档案信息化管理势在必行。为做好电子文件的收集管理工作,现将《莱州市电子文件归档管理暂行办法》印发给你们，希望认真执行，并提出要求如下：

一、提高认识，加强领导。电子文件是目前档案工作的新对象。加强电子文件的管理，是我市加强机关现代化建设和政务信息化管理的一项新举措。各单位要将电子文件归档管理工作纳入本单位机关办公信息化、自动化建设规划，保证必要的投入，改善软硬件环境，健全工作网络，确保电子文件管理工作制度化、规范化。

二、明确责任，落实措施。各单位要由贫乏领导牵头，认真研究具体措施，将电子文件形成、收集、整理归档、保管利用等工作环节纳入相应的岗位职责，建立健全电子文件管理有关规章制度，并抓紧具体工作措施和工作责任的落实，确保电子文件的真实、完整、安全和有效，为全面推进机关档案资源信息化、网络化管理打好基础。

三、加强指导，全面推行。电子文件管理是档案管理的一项新工作涉及面广，技术性和规范性强。档案主管部门要依据国家标准，认真研究工作实施中可能出现的问题，制定具体详细的工作细则和规范，加强与各级、各部门和各单位的工作联系，针对实际情况予以业务技术指导，并及时推广有关单位的好经验和好作法，促进全市电子文件归档管理工作的健康实施。

中共莱州市委办公室      

莱州市人民政府办公室      

2005年5月30日  

莱州市电子文件归档管理暂行办法

第一章  总则

第一条  为了加强本市电子文件归档管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》和有关规定，特制定本办法。

第二条  本办法适用于市级党政群机关、事业单位。其他单位可参照执行。

第三条  本办法所称的电子文件，是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第二章  管理体制和职责

第四条  各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。要建立相应的工作制度和工作网络，规范电子文件形成、归档、借阅等各环节工作。要求明确职责，责任到人。

第五条  电子文件的形成、收集积累、整理，一般由承办（业务）科（室）负责；电子文件归档后的管理、保管、借阅利用，由档案室或办公室负责。单位档案专（兼）职人员对电子文件的形成、办理、收集和归档等各环节有监督指导之责，确保电子文件的真实性。

第六条  归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各单位档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供利用。

第三章  电子文件的收集和积累

第七条  收集范围：电子文件的收集范围参照现行的文件材料归档范围的有关规定执行。

第八条  收集积累要求：

（一）实现网上传输的电子文件，必须实时将具有永久和长期保存价值的电子文件捕获、存储在符合安全要求的暂存存储器中，并制成纸质文件与电子文件一同归档。

（二）伴随纸质文件产生的电子文件，只保存最后定稿，坚持随时定稿随时存储的原则。定稿后应存为只读方式，集中保存。

（三）只有纸上记载的重要归档材料，也要由形成单位用扫描等方式转换成电子文件。

（四）收集的电子文件应尽量采用或转换成以下通用格式：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式，扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式，视频数据采用MPEG、AVI格式，音频数据采用MP3、WAV等格式。

（五）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

第九条  收集积累方法：

（一）收集起来的电子文件应及时制作备份，存储在能够脱机保存的安全性能较好的载体上。

（二）每份电子文件均需及时在电子文件登记表中做好登记。

（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，并附有纸质打印件。

（四）电子文件类别代码：T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

第四章  电子文件的归档

第十条  归档时间：电子文件的归档与纸质文件归档工作同时进行。

第十一条  归档前的鉴定：

各单位在电子文件归档时，文档人员和文件形成科（室）必须共同对以下相关项目进行审核：

（一）核对纸质文件与电子文件的内容和表现形式是否完全一致，包括文件签章和形式、日期、稿本等。

（二）审核电子文件的登记、软件、说明资料等是否齐全准确。

（三）确保文件无病毒感染并可读，以及载体无扭曲、深度划痕和霉变等。

第十二条  电子文件保管期限的划分按现行的文件材料保管期限的有关规定执行。

第十三条  应归档的电子文件，按本单位档案分类方案进行分类、整理，填写归档电子文件登记表，并制成机读目录和纸质目录。

进行档案著录的单位，要及时将电子文件与数据库的相关记录进行链接。

需要永久和长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录和著录数据。

第十四条  归档电子文件在载体中的存储格式应按《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求  第二部分：光盘信息组织结构》（GB/T17678.2）的要求进行整理。

第十五条  归档电子文件应存储到符合保管要求的耐久性好的脱机载体上。一式3套， 一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十六条  本办法推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存载体。

第五章  电子文件的移交与保管

第十七条  归档电子文件要如期移交到单位档案室（或办公室）统一保管，并根据《档案法》的要求定期移交档案馆。

第十八条  电子文件移交时，移交人员与接收人员一起对移交载体通过微机进行验收，检查其可读性，并按《机读文件目录》核对其完整性。质量合格，原载体由档案部门保管，同时办理移交手续。

第十九条  归档电子文件的单片存储载体应装盒，避免手直接接触盘面，竖立存放，磁性载体存放于防磁装具内，远离磁场，置于清洁的环境内，温度17——20℃，湿度35——45%。

第二十条  档案部门对所保管的电子文件要定期进行检查、复制，对检查中发现的问题及时采取相应的措施，并做好记录。

第六章  电子文件的提供利用

第二十一条  各单位要建立归档电子文件的借阅制度（可参照纸质文件的规定执行），并严格执行借阅审批手续。

第二十二条  归档电子文件的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。

第二十三条  超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文件可以进行逻辑或物理删除，并列出销毁文件目录存档备查。

第七章  附则

第二十四条  本办法由莱州市档案局负责解释。

第二十五条  本办法自公布之日起执行。

主题词：档案工作  电子文件归档管理△  通知

（共印260份）